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郑州新郑市办公文秘培训,文秘档案整理工作操作要点

时间:2012-11-08 09:08来源:郑州清新教育 点击:

 

   作为文秘经常要整理各种文档,新手又往往不知所措,郑州办公文秘培训今天就来帮助总结文秘档案整理工作操作要点。
 1) 整理单位的确定
  “件”即归档文件的整理单位,一般以每份文件为一件。文件正本与不同稿本为一件,正文与附件为一件,正文与文件处理单等为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,来文与复文(如请示与批复、函与复函、通知与报告等)为一件。
 2) 文件的修整
 (1) 修裱破损文件。
   修裱是指使用黏合剂和选定的纸张对破损文件进行“修补”或“托裱”,以恢复文件的原有面貌,增加强度,延长寿命。其中,修补主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件,包括补缺或托补;托裱则是指在文件的一面或两面托上一张纸以加固文件。
 (2) 复制字迹模糊或易褪变的文件。
   档案字迹材料发生褪变,如褪色、扩散等而变得模糊不清时,就会影响档案的利用。决定档案字迹耐久性的因素包括字迹色素和字迹转移固定方式。在环境条件相同时,一般来说,最耐久的是以碳黑为色素成分、以结膜为转移固定方式的字迹材料,包括墨和墨汁、黑色油墨等;比较耐久的是以颜料为色素成分,以结膜或吸收方式转移固定的字迹材料,包括彩色油墨、蓝黑墨水、印泥等;不耐久的是以染料为色素成分的字迹材料,如纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔油、印台油等,或者以粘附为转移固定方式的字迹材料,如铅笔。
   对字迹模糊或易褪变的文件,目前一般采用复印的方式进行复制。为减少复印件粘连的机率,复印时墨粉浓度不宜太大,颜色不宜太深,并且最好采用单面复印。
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