WORD有一项很有用的功能是给懒人预备的,这项功能就是自动编写摘要功能,使用自动编写摘要功能可以自动概括WORD文档要点,生成文档摘要,对于总结超长文档的摘要起着重要的作用。郑州办公文秘培训简单介绍Word自动编写摘要功能
2.点击“工具”菜单中的“自动编写摘要”命令,会弹出对话框 (1)突出显示要点:系统自动对文档进行分析,找出关键性的句子,然后在源文档中对它们进行突出显示,起到突出重点的作用。 (2)在文档顶端插入摘要或摘录文字:在对文档进行分析并找出关键句子后,将它们复制到源文档的上方,而正文部分保持不变。我们一般选择这种方式。 (3)新建一篇文档并将摘要置于其中:将找到的摘要全部复制到一篇新文档中。 (4)在不退出原文档的情况下隐藏除摘要以外的其他内容:仅显示这些关键性的句子,将文档中的其他部分隐藏起来。在希望快速了解一篇长文档的内容时,可采用此方式。 4.在“相当于原长的百分比”框中键入所需摘要的详细程度,系统默认为25%,即表示生成的摘要相当于源文档总长度的25%。如果文章的主要论点比较集中,摘要文字在文中各段中分布较均匀,百分比可以取小些,如5%左右。如果文章的主要论点比较分散,或是要编写进摘要的文字在文章中各段落间分布不太均匀,这一值可以取大些,如20%左右。确定百分比后,下拉箭头中还有“10句”、“20句”等选择项,可以根据需要进行选择。 5.单击[确定]后系统开始对文档进行分析,找出文档中的要点,并按照要求生成摘要。 如果对Word自动生成的摘要不太满意,希望重新设置,则只需点击工具栏上的[撤消]按钮,再调出“自动编写摘要”对话框即可。如要调整摘要的详细程度,可拖动鼠标或单击“相当于原长的百分比”框上的箭头。如果要切换摘要的显示方式,直接在“摘要类型”中重新选择即可。 当然,自动编写摘要功能是通过统计来确定文档要点的,不能完全取代人的思维,在完成后还应该做一些适当的修改、补充,以保证其准确性。 |