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什么是“文档资产”?

时间:2011-09-27 21:22来源:郑州清新教育 点击:


 企业国际化发展带来“文档资产”新理念

  中国企业在全球的崛起已经是个不争的事实,而随着企业的发展和国际化,一些国外先进的管理经验和工作方式渐渐深入人心。一改以往国内企业对电子文档等软性资源疏于管理和科学利用,“文档也是资产”的理念开始深入到国内的一些领先企业,如何管理文档、如何保护文档安全、甚至如何使文档增值,越来越多的引起了企业的关注与认同。

  作为一家思想前瞻的高科技企业,内蒙古磁悬浮技术开发有限公司(简称内蒙古磁悬浮)较早的对文档资产的管理和利用提出了需求。该公司是国内从事磁悬浮管道运输技术研究、开发与应用的领先企业,曾主导建设了国内首条磁悬浮运输管道。在技术研发过程中,公司内部产生了大量承载知识资产的工作文档,这些文档的集中管理、共享应用和安全控制成为了确保其知识资产安全和发挥其价值的重要任务。为此,内蒙古磁悬浮希望通过一套能进行文档自动收集、集中存储、全文检索、安全管理等功能的系统,将技术文档、商务文档、财务文档、日常办公文档等进行统一高效的管理。

  WiSS脱颖而出源于技术成熟、应用便捷

  近年来,国内软件行业跻身国际领先水平,各类软件遍地开花,文档管理软件也不在少数,虽然主要功能相似,但是其核心技术和应用方式却相去甚远。在对国内各文档管理解决方案提供商的全面考察后,WiSS文档管理系统(以下简称WiSS)以其文档管理理念、技术成熟度、易用性和易管理等特点脱颖而出。

  据了解,北京互诚技术有限公司是国内首家提出“文档也是资产”理念的信息化解决方案开发商。WiSS是该公司历经10年技术积累、3年研发与完善,为解决政府、企事业单位电子文档管理难题开发的专业化文档管理系统。据专家评价,该系统在降低文档管理强度、提高管理效率、确保文档安全性、用户易用性、系统兼容性、TCO(用户总拥有成本)、搜索反应速度、应用的可伸缩性方面均具备了行业领先地位,其中一部分功能为业界首创,且某些技术水平甚至超越了像Google这样的顶级国际IT企业。

  通过对自身需求和业务特点的分析,内蒙古磁悬浮相关负责人与北京互诚技术的工程技术人员共同决定安装部署WiSS企业级产品。根据内蒙古磁悬浮的硬件环境,项目实施小组并没有再投入额外的费用改善升级网络设备,而是选择了一台托管于IDC的服务器作为WiSS文档服务器。

  WiSS技术服务人员在此服务器上安装系统后,对主要的使用人员仅进行一个多小时的简单培训,并协助管理员作了用户配置后,整体系统便开始投入全面使用。目前,内蒙古磁悬浮大约有100人左右的用户在使用WiSS文档管理系统进行文档的管理、共享和交换、搜索,管理的文档量为30万左右。

  像“在磁悬浮管道中流动”一样畅行无阻

  WiSS文档管理系统的应用让内蒙古磁悬浮的办公效率有了显著的改善,该公司负责人形容,文档管理变得像“在磁悬浮管道中流动”一样畅行无阻。现在,使用文档的知识价值得到大幅度提升,WiSS的优势功能得到充分体现。

  在IE浏览器中搜索自己企业内的文档,这个不可思议的功能就这样实现了,这就是互联网模式的文档全文检索,WiSS使内蒙古磁悬浮拥有了一个属于自己的“企业GOOGLE”,使用者在任何可以联网的地方,打开IE浏览器即可以找到他需要的文档。文档自动收集是另一项重要功能,文档的持有者不必为如何将文档共享给同事及如何进行权限管理而付出精力和时间,其他同事既使在文档持有人电脑未开启或人员不在时,也可以获得所需文档,从根本上提高了办公效率,改变了文档管理模式。原先很难找到的文档,如查找各同事工作文档中包含某个合作伙伴联系方式的文档等变得易如反掌,完美解决了信息的共享。

  此外,WiSS还在一定程度上改变了企业的信息传达甚至管理方式,企业员工打开WiSS系统可以在第一时间收到单位(部门)的重要文档、最新文档、热门文档、关注文档等,为企业内部沟通提供了更高效的途径;管理者通过对工作文档的快速应用,更高效、迅速地了解工作、项目的进展,从而大幅度提高了决策反应速度和效率,企业内部管理活动前所未有的透明化。

  现在,文档真如在磁悬浮管道中一样自由穿梭,WiSS对企业文档管理的帮助显而易见,根据估算,工作文档的使用率提升达300%以上,从而使文档资产在其运营中发挥了更为重要的作用。内蒙古磁悬浮表示,WiSS文档管理系统使他们除了技术水平以外,工作方式和管理水平也可以和国外一流企业相媲美,WiSS的高效性、便捷性和极友好的使用方式在国内同类产品中是独树一帜的,相比却大大降低了成本。在他们看来,无论是软件还是硬件,这些都是技术工作者奋斗的目标,他们对北京互诚技术的开发者们给予了很高的评价。

 

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