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如何选择OA系统 关于OA的五大误区

时间:2011-09-24 11:25来源:郑州清新教育 点击:

    应用Oa系统实行办公自动化已经成为很多企事业单位加强内部管理,提升办公效率和办公质量的重要手段。但是很多单位在选择OA系统的过程中陷入各种各样的误区,这里赛飞例举十大有代表性的误区,供广大用户借鉴。

   误区一:自己开发

   自己开发OA更能够满足自身要求,还可以随时升级、维护,可控性强,能避免上当受骗,但实际上呢?

    首先,OA系统已经涉及到越来越多的学科技术,包括计算机、通信、网络、管理与行为、多媒体、数据库、图形图像等等,是一个需要综合各种人才的团队工程,一个或者几个普通程序员已经很难做好;

    其次,单位内部的程序员受行业和职位限制,无法掌握最新的管理理念及其发展趋势,往往只能对市面上的OA系统和自己单位的办公流程进行简单模仿和克隆,不能够真正实现提升管理水平的目的;

   再次,频繁调整OA系统会严重影响员工的快速掌握和正常使用,延长融合期;

  

    最后,开发OA系统需要耗费大量的人力、物力、财力、管理、时间成本,不可控因素很多,综合费用最低也要几万元,很多都要数十万元,显然得不偿失。

    因此除了个别特大型企业和敏感性单位,建议普通企业不必自己开发。

    误区二:功能越全越好

  只要你肯付钱,软件的功能是可以无限扩充的,但这是你必需的么?

    首先,容易造成功能闲置,系统空洞;

    其次,功能越全,系统越复杂,使用越困难,维护越麻烦;

    再次,功能多一点,价格多一片,一次性投入太大;

    最后,服务成本直线上升,隐形风险增大,甚至使应用半途而废。

  选购OA系统时应该考虑一下自己的实际需求和支付能力,如果以适用为出发点,那么就坚决砍掉那些可有可无、利用率低的“鸡肋”功能,选一个功能紧凑,满足自己核心需求的既便宜又容易二次开发的系统。

    需要注意的是,为满足中小企业客户“小而全”的特点,有的OA集成了人事、客户、财务等功能模块,这些模块往往是“看起来很美”,并不能代替专业的管理软件,只能做最简单的记录和备份工作。

    误区三:价格越贵越好

    判断一个产品好不好的根本原则不是看它的价格是不是最贵,而是看它是否适合自己,OA系统更是如此。其实所有的OA系统80%的核心内容都是相同的,但是有的软件在上面增加上一些附加功能或者在某一项上有所强化,而功能每增加10%,价格便会增加100%-200%,给用户造成很重的经济负担,往往是花了大价钱买了自己并不需要的附加功能产品。

    误区四:系统越开放、越自由越好

网络的一个基本特征就是开放、自由,但是完全的开放和自由也会给用户带来很大的应用风险,比如财务数据、客户资料、配方工艺等重要文件如果在网上可以随意浏览,很容易泄密,给用户造成不可估量的损失。但是,不放在网上又不便于统一管理,因此最好的解决方案就是能够对它们进行权限管理,根据权限等级,只有具有一定级别的人才能够看到这些资料,其他人则看不到,这就既方便管理又防止泄密。

   误区五:软件应该完全符合企业的办公习惯

软件的确要适合用户的办公习惯,但是也要体现它自身的思想和特点,因为这是软件的作用所在,价值体现。

   OA软件不是旧模式的新版本,它融合了先进的管理理念和积极的工作态度,优秀的OA软件更是代表了未来办公的趋势,如知识管理、办公等思想,另外它公开、公正、透明的特点也可能会触及某些人的私人利益,使之产生抵触心理,因此在开始应用时会与旧有的办公习惯和惯性思维产生一些冲突,这就要求用户能够除旧纳新,转变思维,勇于变革,因为这是必须要坚持的东西。

   改革是要付出一定努力的,所以用户应该选择那些具有先进的管理思想,能够产生实际效益的OA产品,而不是一味的追求符合自己的习惯和使用上的简单,也要主动的去适应软件,因为这归根到底是接受新的管理思想。

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