针对常用功能改进，简化并提升惯用的基本操作功能是这次Office 2010改变中重要的一环。在使用过程中，这些功能的确能够让我们更直觉地操作Office，由于部分通用功能的使用率相当高，若能够在每次操作中省下一些步骤或时间，累积下来应该相当可观。在此，我们将这些改进归纳为5点，说明这些功能在我们实际操作习惯上，能够带来的便利性。

具有粘贴前的实时预览功能，减少错误发生

　　复制/粘贴是我们相当常使用的动作，但我们也常在执行“粘贴”命令之后，又执行“复原”的动作，多数原因可能是因为是复制来源的格式并不跟编辑中的文件格式一样。

　　Office 2010提供实时预览的方式，让我们在粘贴之前，便可以预先看到，检视贴入后的文件内容改变的样子。

　　当我们见到粘贴的格式不如预期时，只需移动鼠标选择不同的格式，可以减少我们一直使用按下Ctrl+Z(复原功能)，并避免重复操作的可能带来的错误。整体使用上，比起2007版时，光标旁不能移动的粘贴选项图标，好用多了。

　　以新的后台检视，替代旧有文件菜单

　　首先我们从软件接口来看，Office 2010延续Office 2007的Ribbon 功能区接口，但原本Office 2007接口中左上方的圆形“Office按钮”已移除，改回一般页签样式，并延用Office 2003版之前大家较熟悉的名称“文件”。而这个页签的新界面则称为后台检视(Backstage)。

　　点选Office 2010的文件页签后，我们就可看到这次接口中改变最大的“后台检视”。它主要分成三个字段，最左边是各个文件功能指令，中间则是每个功能的子选项，而在右边的字段中，我们可以直接预览文件，这样的设计比原本Office 2007的显示方式更丰富，子选单的呈现方式也较直觉。

　　开启后台检视后，我们随即可以看到文件的详细信息，同时，为了强调文件发布及管理，特意将文件保护、版本管理、发布前的确认等相关功能选项集中于此。

　　改进“查找”及“替代”的检视方式

　　新的“查找及替代”功能，改进搜寻文字内容时的一些困扰。例如，现在当按下Ctrl+F后，Office 2010的功能选单会出现在既有的“导航( Navigation )”窗口内，而原有的标尺、网格线显示方式，也多了检视文章标题的文件引导模式。不像以往按下Ctrl+F后，会另外跳出窗口选项，有时可能不巧会挡住文件内容。

　　当我们输入搜寻关键词后，内文中会将该字背景以色块突显，同时也会在导航窗中秀出搜寻结果，并以段页面或段落等方式来呈现，如此显示方式，在长篇多页文件的搜寻时，较容易检视。

　　新增屏幕截取功能，操作上相当直觉便利

　　在新版Office中，内建的屏幕截图功能相当好用，我们可以直接以鼠标拖拉的方式直接截取特定区域，使用方式也相当人性化。例如我们在 Word中使用这项功能，当我们按下屏幕截取功能后，Word窗口将自动缩小，这时整个桌面会变得透明度较高，我们直接用鼠标选择一块区域时，该区域便会取消透明度而变为正常，拖拉好范围之后，截取范围便自动贴入原先Word光标的所在之处，大幅简化使用步骤。

　　虽然无法像一般专用屏幕截图软件，具备下拉窗口、整页截图功能，但这样的功能已经很实用。还有要注意的是，如果在编辑.doc文件时，这个功能是无法使用的，需要转成.docx文件格式，才可执行此功能。

　　增强的美工编辑能力

　　新版Office持续加强文件美工设计方面功能，除了可以运用增强的SmartArt绘图功能，或是连到微软的Office.com套用最新的模块。我们现在还可以将图片套用滤镜特效，如笔触效果、水波效果。或是直接帮文字加上边框、阴影、光晕等效果，让文件、简报效果看起来更丰富。

　　还有一个相当有趣的功能，就是2010版的Office加入了图形处理时常用的去除背景功能。使用时，透过软件针对智能型演算去判别，这种去背功能相当容易使用，不过面对复杂的图片时，效果就不是那么好，毕竟仍不如专业绘图软件提供的魔术棒、套索工具等功能。

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