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Excel实用技巧

时间:2012-09-04 09:19来源:郑州清新教育 点击:

  Excel作为表格处理工具功能非常强大,但是对于新手们想用的又快又好却并不简单。郑州办公文秘培训总结了平时自己积累的一些比较实用的技巧和经验。
 按关键字排序
  如果一份表格是由不同的人分多次分别录入的时候,很可能会出现内容重复,甚至是混乱无序的情况,不仅会造成统计结果偏差,也不便查看和筛选。这个时候“排序”功能就有用武之地了。例如,需要把刚才表格里的所有老师按照“同一学校且同一学科”重新排列。首先用拖动鼠标的方式选择整个表格(大标题除外)。点击菜单栏上的“数据”—“排序”,打开排序窗口,在这里依次填入“学校”、“学科”两个关键字,然后点击确定。经过重新排列后的表格,内容清晰明了,所有重复、错误的项目也都一目了然,非常便于更正和统计。这里有两点注意事项要提醒大家。
  1.如果使用多个关键字,一定要正确填写主次关键字,否则排序结果可能和期望的大相径庭。
  2.排序前,请取消表格中的“合并单元格”。如果一定要保留,请保证各单元格大小一致,否则有错误提示。
 一次插入N行(列)
  咱们都知道,默认情况下Excel每次只能插入1行,当需要插入很多行时又该如何操作呢?在Excel中可以有很多种方法,这里我介绍一种比较简单的。首先定位到需要插入行的位置(例如第五行),然后点击左侧行号并向下拖动鼠标进行选择,要插入多少就选多少。比如要插入15行,这里就从第五行向下拖动鼠标,拖动过程中要注意左侧黄色的提示符,当显示“15R”时停止拖动。然后回到需要插入的位置,点击右键选择“插入”,保证一个不多一个不少。这个方法同样适用于一次插入多列,非常方便。
  两列(行)位置任意调换
  需要将Excel表格中的两列(行)互换时,很多人都是通过复制,粘帖的方法完成。其实还有更简单的方法,这里假设A、B两列的位置需要互换,首先选定A列区域,把鼠标放在该列右边框上,同时按下“Shift”和鼠标左键,然后拖动至B列的右边框处,当看到一条垂直的虚线时,松开按键,这样就实现了A、B两列调换。这个方法同样适用于两行之间的调换。唯一要注意的就是拖动位置的准确性。

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